浅论信息技术对学校行政管理的重要性

巴南区东温泉学校 蔡洪

人类已进入信息时代，计算机作为“信息化”过程中的一个主要角色，以渐入生活的各个领域，成为现代社会正常运转不可缺少的工具和条件之一。学校在行政管理、办公和科研教学中更需要计算机等现代化管理工具。

一、     如何利用计算机对学校行政工作进行管理

随着社会管理科学化、现代化进程的日益加快，客观上促使不断向社会输送人才的学校在行政管理中必须采用现代化管理工具。传统的办公信息载体主要是纸质文件，它的保管方式只是文件架、铁皮柜，逐年增加的案卷数量与现有的库房面积相对饱和的矛盾日益突出。办公自动化使“电子文件”这一新办公信息载体逐步取代了传统的办公信息载体。因为电子文件载体所容纳的信息量是纸质文件根本无法比拟的，所以计算机是为提高工作质量和效率，开拓工作领域的一强有力的工具。

    作为新时代的学校行政管理人员利用计算机终端技术建立网络系统加强程控管理是大势所趋。新技术在学校文秘工作和档案管理系统中的应用是不可逆转的发展趋势。文书人员每天要接受大量文件，再复制、整理、立卷、归档过程中，如果使用计算机将大幅度提高工作效率，而且还可以使其工作条理化、正规化。例如，计算机技术可使学校的人事管理工作从复杂和繁琐走向简单和明快。打开人事档案管理软件，瞬时可调出所查询的人与事的详细资料，不必再费劲的办开一摞摞堆积如山的且发黄的变质的卷宗。小小磁盘代替了厚厚纸质卷宗，工作人员上报材料便于携带。另外，计算机技术还是学校教学、行政管理工作走向科学化、正规化的保证。教务处是教学管理的重要部门，工作人员可凭借计算机建立一整套从招生入学到毕业离校等一系列科学的管理程序来管理学生的学籍档案，如学生库、成绩库、课程库等。根据计算机贮存的材料及时调整教学计划，保证教学工作有条不紊地进行。财务软件系统将教职员工的工资档案，通过计算机管理，清晰、明了，也可及时印制财务报表、预决算表等。设备部门的设备结构、性能及其管理使用，设备的自制外购、安装、调试、运转、维修、革新改造等种种过程也需要计算机辅助工作人员进行。学校医疗部门也需借助计算机记载各种疫病的预防、治疗、护理和卫生监督等，全校教职工健康情况调查表、医药品进出情况统计也需要靠计算机来辅助完成。学校各行政部门结合各部门的专业知识，根据实际需要，可采取多层次、多方面的计算机开发策略，使其提供有效服务。现代学校的图书馆信息总量的剧增与快捷、准确与及时地获取信息的需要之间存在着严重矛盾。在传统图书馆的框架内，这些问题无法解决。计算机的图书情报自动检索，专门为图书馆所编的“书目软件”、“期刊管理软件”、“专刊管理软件”、“流通管理软件”等，大大改观了图书馆面貌，使之焕然一新。计算机遍布学校行政管理系统的每个角落，它是行政管理工作科学化的物质条件，对于提高工作效率和质量具有重要的意义。

二、     学校行政管理工作中采用计算机管理的优势和存在的困难

（一）  存在的优势

 虽然计算机在学校日常工作中刚刚起步，处于基础建设、硬件投入、技术储备和人才培训的阶段，但是学校工作人员有其有力的客观环境。人才济济的计算机专业队伍，可充任现成的骨干或教师。市场经济体制的确立及社会对人才的需求，迫使学校必须寻找出路，自我完善，自我发展，争取教育市场。在竞争中站稳脚跟，必须解放思想，勇于接受新的东西、进步的东西。国家对教育的重视，不断加大对高等教育投入的力度，为学校在各岗位配备计算机，实行微机管理提供了物质基础。学校教职工队伍又接受新知识的强烈愿望、要求和能力。

（二）存在的困难

1、 管理人员的数量庞大，成份较杂，且在不同的岗位上承担着特定的工作任务。这些人的文化水平参差不齐，而且思想解放的程度不一样，年龄相差较大，这就给学校的培训工作带来麻烦。大量新技术的使用，不可避免的使工作人员产生操作上的困难，甚至产生自我堵塞的现象。

2、 学校行政管理工作中仍存在大锅饭，是否掌握新技术，没有直接威胁到他们的切身利益，产生不了危机感。人事制度改革尚未推开。

3、 学校发展不平衡，部分学校经费困难，难以实现高投入的计算机管理。

三、     如何把学校行政管理带入信息时代

在当代行政管理中，信息总量急剧增加，沟通速度大大提高，行政活动与信息沟通血肉相连，信息沟通成为行政管理的基础最重要的工作。信息作为信息社会的主要标志和最重要的工具，对行政管理现代化具有极为重要的意义。

（一）  信息带来行政管理的现代化

行政管理是指行政系统依靠行政权力对整个社会进行管理，如政治、经济、文化、社会、教育、卫生、环境等进行管理。随着信息普及与推广，行政管理的相关手段、技术以及行政管理者的行为发生了较大的变化，行政系统对社会公共事务更加快捷化、合理化和科学化。

1、 信息的获取更加方便

信息实行管理的基础和前提，是任何决策的依据，在学校行政管理中各种决策都需要大量的信息，各个行政管理部门急需大量有用的信息，否则难以做出有效的决策。信息将当今世界上千万台服务器联成一体，让每个人都能很方便的从世界各地检索、浏览、下载所需信息。信息已经构成人列有史以来最大的信息资源网络系统，广泛的汇集了各种信息资源，将人们引入到一个资源共享的时代，人们获得了前所未有的信息资料的能力。

2、 行政效益明显提高

在学校行政管理中，为了取得来年更好的行政效益，必须充分完成行政体系中的有效沟通，它促使行政组织和人员之间形成良好的合作和协调关系，它使行政管理中各种政策、命令上传下达，以确保行政活动的科学化、民主化。行政活动的科学化、民主化是保证行政管理中突出人的中心地位的关键，它能突出发挥行政管理人员的智慧和才能，有效推行行政管理，取得良好的行政效益。行政管理中，经常要制定政策、管理制度与法规，行政管理人员可充分利用信息网络工具。可以通过信息把各学校、各部门的政策与信息咨询、把各种管理规定、管理程序等下载。任何教师对行政管理制、规定及政策不了解，都可以请求咨询服务，以便及时了解最新制度、规定及政策，这将有助于学校行政部门更好地开展工作。

3、 行政管理人员的信息素养得到提高

在行政管理中，行政管理人员本身的素质和能力是相当重要的，学校制度的完善和行政管理职能的发挥，取决于行政管理人员的素质和能力。由于科学技术突飞猛进的发展，知识在不断的更新，为了适应形势和社会的发展的需要，必须加强行政管理人员的信息素养和能力。信息给行政管理人员提供了极其方便的学习方式，行政管理人员可以充分利用信息提供丰富的共享资源，获取最新、最全的知识。学校行政管理人员通过获取各种行政管理知识、科技、社会、经济、法律等知识，促使学校行政管理人员的素质不断提高。

4、 调查分析更加便捷

在学校行政管理中，调查分析就是要了解与学校决策和行动相关的教师、学生的意见、态度和反应，了解学校在教师、学生心目中的形象。只有通过调查分析，才能为建立教师、学生拥戴的学校形象的规划提供科学依据，利用信息中电子邮件、电子会议、在线交谈等网络工具开展各种调查分析，收集准确的信息，已变得越来越方便、经济、快捷。

5、 行政管理办公自动化的重要性

现代社会，科学技术越来越发达，社会越来越复杂，时间观念越来越强，学校各部门的相互依存关系更加密切，跨部门、跨领域的问题愈来愈多，使行政管理工作日趋复杂，这一切需要行政办公管理自动化。在行政办公管理中，利用信息进行院系、部门、内部、外部各种信息的交换，如传达文件、召开电子会议，接受外来和本行业的电子邮件信息并进行处理，行政命令、各种联系、进行信息收集与数据库管理与服务，进行各种办公管理自动化业务。

（二）  正视信息发展所产生的影响

信息技术的发展引发了人们信息交流方式和人类活动模式的一系列变化，这些反应极大地促进了社会的进步。信息之所以能引起前所未有的反响，在于这项技术的作用已远远超出了信息产业领域，进而对社会经济生活的整体，包括学校之间关系在内的文化结构，乃至对人们的价值观念和生存方式都形成了强有力的冲击。处于信息时代的学校将受到哪些影响？

1、 对行政环境的影响

进入信息时代，成倍增长的信息、急剧更新的技术，使得行政环境发生了巨大的变化，对学校的应变能力提出了比以往高得多的要求，过去那种仅仅面对现实社会的行政管理已经难以完全适应网上虚拟社会实际了。可以预计在不远的将来，网上虚拟社会象现实社会一样热闹和丰富。如，人们可以在任何地方办公和学习。

2、 对政工作效率的影响

信息在全球范围内的发展和普及速度惊人，每月以超过10%的速度增长。知识经济的到来，全球信息一体化的现实呼唤着行政效率的大幅度提高。在校教职工和学生能否通过上网随时检索查询所需要的信息，及时了解到每天学校发部的重大消息，并尽快做出反应及决策，以及使用一个电子邮件让涉及该事件的所有人收到信息，将发生的问题及时解决。它关系到学校能否保证政务完全透明、公平、公开、公正的依法行政，最大限度地减少人为因素，降低人力、物力、财力的投入，提高行政管理效率。

综合以上分析 ，我认为在科学技术迅猛发展的今天，信息、信息技术等各个领域，机遇和挑战并存，谁掌握了信息，谁就抓住了机遇；谁具有信息意识，谁就具备迈向成功的可能。因此，作为学校行政管理人员更充分运用信息技术来管理发展学校。